Baik di kantor atau bekerja dari jarak jauh, kami mengandalkan email dan obrolan untuk berkomunikasi. Kami menghabiskan sebagian besar hari kerja kami menulis email. Ada kalanya kita membaca email dan menjadi bingung, jengkel, atau diabaikan. Kami mengirim dan membalas email dengan tergesa-gesa, meninggalkan jejak kesalahan konyol, dan pesan kami disalahpahami. Jika ini terjadi pada Anda, Anda telah mendarat di tempat yang tepat. Baik Anda berinteraksi dengan eksekutif, rekan kerja, atau teman, berikut adalah beberapa etiket email yang, jika Anda mengikutinya, dapat menjadikan Anda ahli dalam mengirim email secara efektif.
Gunakan alamat email yang masuk akal
Kami menggunakan id email kantor yang berisi nama lengkap dan domain perusahaan kami. Contoh: “John.Smith@abc.com”. Alamat email Anda memberi tahu penerima siapa Anda. Hindari menggunakan alamat email pribadi di tempat kerja dan pilih yang tidak terdengar aneh jika perlu. Misalnya: ‘mylove123@…’
Sertakan baris subjek yang jelas
Baris subjek adalah hal pertama yang dibaca semua orang. Kami memutuskan apakah akan membuka email ini. Membiarkannya kosong di email tidak profesional dan sama sekali tidak! Asumsikan bahwa orang yang Anda kirimi email memiliki kotak masuk yang ramai. Email Anda kemungkinan besar akan diabaikan jika Anda membiarkan baris subjek kosong atau menulis yang panjang. Baris subjek harus pendek dan jelas, dan harus mencerminkan maksud email Anda. Hindari singkatan atau kata-kata yang tidak jelas seperti “Hai” atau “FYI”.
Pertahankan gaya font dan ukuran default
Teks dengan banyak format dapat membingungkan pembaca. Cobalah untuk tetap menggunakan ukuran dan gaya font default. Buat teks tebal untuk membuatnya menonjol, tetapi hindari menggunakan warna. Jaga agar badan email tetap sederhana dengan pemformatan minimal.
Gunakan judul dan bahasa yang sederhana
Selalu awali email dengan salam. Jika Anda menulis email kepada seseorang yang tidak Anda kenal namanya, mis. Misalnya, sebuah departemen, tambahkan baris: “Who’s It’s Business”. Yang yang bagus adalah mencoba mencari tahu nama orang tersebut sebelum Anda mengirim email kepada mereka. Jika Anda tahu nama orang tersebut, tambahkan “Dear Mr. John/Ms. Nisha” atau “Halo John”. Kata-kata seperti “hei” dan “halo” terdengar tidak resmi dan mungkin dapat diterima dalam beberapa situasi. Anda dapat menggunakan salam ini saat menulis kepada teman Anda atau seseorang yang dekat dengan Anda dalam tim.
Saat menulis email, gunakan bahasa yang sederhana dan singkat. Tulis langsung ke pokok permasalahan dan gunakan poin-poin untuk topik yang lebih kompleks. Akhiri email dengan pesan untuk menyiapkan rapat atau diskusi tentang topik tersebut. Jika Anda merasa topiknya panjang dan tidak dapat dijelaskan secara singkat, gunakan cara komunikasi alternatif.
Perkenalkan diri Anda kepada orang baru
Jika Anda menulis email ke kenalan, pelanggan, atau klien baru, biasakan untuk memperkenalkan diri di beberapa baris pertama. Sebutkan nama Anda dan beberapa detail seperti jabatan Anda dan apa yang Anda lakukan. Dengan cara ini, penerima Anda akan tahu dari mana Anda mendapatkan informasi kontak mereka. Misalnya – “Nama saya Sharon dan saya dari ABC.LTD. Saya menulis kepada Anda tentang . . .’ atau “Dear Ms. Nisha, nama saya Sharon, pendiri ABC.LTD. Saya dirujuk kepada Anda oleh . . .’
Akhiri email dengan pesan
Baris terakhir email Anda harus diakhiri dengan pesan bersama dengan dorongan bagi penerima untuk mengambil tindakan. Tambahkan baris yang mengatakan “Semoga bertemu dengan Anda, Anda dapat mendiskusikan ini lebih lanjut pada hari Senin pukul 10:00” atau “Silakan lihat PPT terlampir dan bagikan tanggapan Anda” atau ” Senang bertemu dengan Anda. Saya menantikan kontak Anda.’
Baca email dengan cermat sebelum mengirimnya
Ini sama pentingnya dengan menulis email. Jadi bacalah email sebelum Anda mengklik tombol kirim. Periksa ejaan, tata bahasa, dan tanda baca. Saat Anda membaca, pastikan Anda menyebutkan semua yang Anda inginkan dan lampirkan file jika perlu. Jika Anda perlu mengirim lampiran besar, zip dan lampirkan. Yang yang bagus adalah menambahkan lampiran sebelum menulis email. Dengan begitu, Anda tidak perlu mengirim pesan “Maaf, saya lupa lampirannya…”. email lagi.
Tambahkan tanda tangan
Tanda tangani dengan tanda tangan Anda. Gunakan “Salam Hormat”, “Salam Hormat”, atau “Terima kasih”. Berikan detail kepada penerima Anda jika mereka ingin menghubungi Anda. Sertakan nama depan Anda bersama dengan nomor telepon atau alamat email Anda. Jika Anda mengirim surat resmi, buat tanda tangan profesional dengan nama lengkap, detail kantor, dan nomor telepon Anda.
Jika Anda pernah mencoba menulis email di ponsel, Anda mungkin melihat tanda tangan tambahan – “Dikirim dari iPhone saya”. Anda dapat menghapus atau menyesuaikannya.
Tandai urgensi sesuai kebutuhan
Terkadang kita perlu mengirimkan email penting yang sifatnya urgent. Tandai sebagai mendesak untuk penerima. Ambillah dengan serius, tetapi jangan menyalahgunakannya. Dalam kasus seperti itu, sebutkan juga dalam subjek. Misalnya – “Pengumuman Penting: Persyaratan Dokumentasi Pajak Akhir Tahun”.
Jawab email dengan segera
Balas email dalam beberapa jam atau pada akhir hari kerja, tetapi jangan terobsesi dengan email atau Anda mungkin tidak akan menyelesaikan banyak hal. Jika Anda tidak dapat segera membalas, tandai email ini sebagai belum dibaca dan balas dalam satu hari. Balas bahwa Anda telah membaca email dan Anda akan mengembalikannya nanti.
Kami harap etiket email ini bermanfaat bagi Anda. Mengirim email adalah salah satu cara yang bagus untuk menyampaikan pesan dengan cepat kepada massa. Ini sederhana, tetapi sama pentingnya untuk melakukannya dengan bijaksana tanpa menyinggung siapa pun. Di sinilah etiket email dapat menyampaikan pesan Anda secara efektif. Sebagian besar dari kita mungkin pernah mendengar tentang etiket ini sebelumnya, dan sekarang adalah saat yang tepat untuk mulai menerapkannya.
